Chính Sách Xử Lý Thông Tin Cá Nhân
Phòng khám HOLD (sau đây gọi là "phòng khám") thu thập, lưu trữ và xử lý mọi thông tin cá nhân dựa trên quy định pháp luật liên quan. "Luật bảo vệ thông tin cá nhân" đưa ra các quy tắc chung về việc xử lý thông tin cá nhân này, và phòng khám cam kết xử lý thông tin cá nhân một cách hợp pháp và phù hợp nhằm thực hiện công việc công cộng và bảo vệ quyền lợi của chủ thể thông tin theo đúng quy định. Ngoài ra, phòng khám tôn trọng các quyền của chủ thể thông tin như quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa, yêu cầu ngừng xử lý thông tin cá nhân theo quy định, và chủ thể thông tin có thể yêu cầu giải quyết thông qua các thủ tục hành chính nếu quyền lợi bị xâm phạm. Phòng khám xây dựng chính sách xử lý thông tin cá nhân này theo Luật bảo vệ thông tin cá nhân nhằm bảo vệ quyền lợi và xử lý kịp thời các khiếu nại về thông tin cá nhân, và nếu có sửa đổi chính sách, sẽ thông báo trên website (hoặc qua thông báo riêng).
Các mục và phương thức thu thập thông tin cá nhân
Khi thu thập thông tin cá nhân, phòng khám sẽ thông báo trước về phạm vi và mục đích thu thập theo quy định pháp luật tại thời điểm đăng ký hoặc trong Điều khoản sử dụng. Các mục thông tin cá nhân thu thập như sau:
A. Thông tin thu thập khi khám bệnh
Bắt buộc: Số đăng ký phòng khám, họ tên (tiếng Hàn), ngày tháng năm sinh, địa chỉ, email, tình trạng hôn nhân, lý do đến khám
Thông tin sức khỏe: Tiền sử bệnh, tiền sử gia đình và các thông tin sức khỏe cá nhân khác do nhân viên y tế xác định cần thiết để cung cấp dịch vụ y tế
B. Thông tin thu thập khi thanh toán chi phí khám chữa bệnh
Khi thanh toán bằng thẻ tín dụng: Tên ngân hàng phát hành, số thẻ cùng thông tin xác nhận thanh toán
※ Trong trường hợp thu thập thông tin cá nhân phục vụ mục đích đặc biệt trong thời gian ngắn, sẽ có thông báo và được lấy sự đồng ý riêng.
C. Phương thức thu thập thông tin cá nhân
Thông tin được thu thập thông qua các dịch vụ cung cấp online như tư vấn trực tuyến, đặt lịch trực tuyến, v.v.
Mục đích thu thập và sử dụng thông tin cá nhân
Phòng khám sử dụng thông tin cá nhân thu thập được cho các mục đích dưới đây. Thông tin do người dùng cung cấp chỉ được sử dụng cho các mục đích nêu ra và nếu mục đích sử dụng thay đổi sẽ được thông báo trước để lấy sự đồng ý của khách hàng.
① Xác thực cá nhân cho việc khám/chẩn đoán/xét nghiệm/tra cứu lịch sử đặt hẹn
② Dịch vụ chẩn đoán và điều trị
③ Quản lý dịch vụ như tính toán, thanh toán, hoàn phí
④ Gửi hóa đơn, bảng kê, giấy tờ xác nhận, kết quả thuốc/vật tư
⑤ Xét nghiệm online/offline, gửi mẫu xét nghiệm ra bên ngoài
⑥ Thu thập kênh liên lạc để giải quyết khiếu nại, hỗ trợ khách hàng
⑦ Quản lý chất lượng y tế, giải quyết thủ tục pháp lý, hành chính cho vận hành phòng khám
⑧ Thu thập dữ liệu phục vụ công tác giáo dục, nghiên cứu (chỉ sử dụng ở mức tối thiểu cần thiết)
⑨ Cung cấp thông tin về dịch vụ khám chữa bệnh, học thuật, hoạt động của phòng khám
Thời gian lưu trữ và sử dụng thông tin cá nhân
Về nguyên tắc, sau khi hoàn thành mục đích thu thập và sử dụng thông tin cá nhân, thông tin đó sẽ bị hủy ngay lập tức. Tuy nhiên, các thông tin sau sẽ được lưu trữ thêm một thời gian theo lý do dưới đây:
① Thông tin lưu trữ: Họ tên, giới tính, số điện thoại, email
② Căn cứ lưu trữ: Điều khoản sử dụng website phòng khám/Điều 15 Quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ khám bệnh
③ Thời hạn lưu trữ: 10 năm đối với hồ sơ khám bệnh
Quy trình và phương pháp hủy thông tin cá nhân
Về nguyên tắc, sau khi hoàn thành mục đích thu thập và sử dụng, mọi thông tin cá nhân sẽ được hủy ngay lập tức.
A. Quy trình hủy
Thông tin khách hàng nhập để đặt hẹn hoặc sử dụng dịch vụ sẽ được chuyển sang cơ sở dữ liệu riêng biệt hoặc lưu riêng bằng tài liệu giấy. Thông tin này sẽ được lưu trữ theo quy định nội bộ và pháp luật trong một khoảng thời gian nhất định (xem mục thời gian lưu trữ) trước khi bị hủy hoàn toàn. Thông tin chuyển sang cơ sở dữ liệu riêng sẽ không được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài việc lưu trữ theo quy định pháp luật.
B. Phương pháp hủy
Thông tin cá nhân lưu dưới dạng file điện tử được xóa bằng các phương pháp kỹ thuật không thể khôi phục lại. Thông tin in trên giấy sẽ được tiêu hủy bằng máy hủy giấy hoặc bằng phương pháp hòa tan.
Cung cấp và chia sẻ thông tin cá nhân
Phòng khám KHÔNG bao giờ sử dụng hay chia sẻ thông tin cá nhân của bạn vượt quá mục đích đã thông báo khi thu thập, trừ khi có sự đồng ý của bạn hoặc theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, các trường hợp ngoại lệ dưới đây sẽ được phép:
① Cung cấp hồ sơ khám chữa bệnh cho Quỹ đánh giá & thẩm định bảo hiểm y tế quốc gia để thanh toán theo Luật Bảo hiểm Y tế
② Khi người dùng đã đồng ý công khai trước
③ Khi có yêu cầu từ cơ quan điều tra theo đúng trình tự pháp luật
④ Khi cần thiết cho việc tổng hợp số liệu/thực hiện nghiên cứu dưới hình thức không thể xác định cá nhân
Về việc ủy quyền xử lý thông tin cá nhân
Để cung cấp dịch vụ tốt hơn, thuận tiện cho khách hàng và đảm bảo hiệu quả công việc, phòng khám có thể ủy quyền cho các đơn vị đối tác bên ngoài thực hiện một số công việc có liên quan đến xử lý thông tin cá nhân. Trong hợp đồng ủy quyền, phòng khám yêu cầu bên nhận ủy quyền tuân thủ quy định về bảo mật, không cung cấp cho bên thứ ba, chịu trách nhiệm khi xảy ra sự cố, quy định rõ thời gian ủy quyền, tiêu hủy hoặc hoàn trả sau khi kết thúc... để đảm bảo an toàn thông tin của khách hàng.
Về việc chia sẻ thông tin cá nhân với bên thứ ba
- Bên cung cấp thông tin: Phòng khám HOLD
- Người phụ trách thông tin cá nhân: Giám đốc Oh Jeong Seop
- Đơn vị nhận: HOLD (xem chi tiết tại https://www.hold.hair)
A. Mục đích sử dụng thông tin cá nhân của bên nhận
① Xác thực khách hàng, quản lý đặt hoặc hủy lịch khám
② Cập nhật thông tin về dịch vụ, sự kiện mới của phòng khám
③ Gửi tin nhắn di động về khám, đặt hẹn, nhập viện và các xét nghiệm sắp tới
B. Thời gian lưu trữ và sử dụng thông tin cá nhân của bên nhận
① Thời gian lưu giữ sẽ giống với thời gian lưu giữ của đơn vị thu thập thông tin trừ trường hợp hợp đồng chấm dứt
② Bạn có quyền từ chối đồng ý. Tuy nhiên, nếu từ chối, bạn sẽ không thể đặt lịch khám, làm giảm sự tiện lợi và hài lòng.
Quyền của người dùng và người đại diện hợp pháp cùng cách thực hiện
Khi khách hàng yêu cầu xem, chỉnh sửa hoặc xóa thông tin cá nhân, phòng khám sẽ đáp ứng một cách chân thành và xử lý sớm nhất có thể. Để bảo vệ thông tin, phòng khám KHÔNG thực hiện thủ tục truy vấn/thay đổi/xóa thông tin qua điện thoại, thư, fax hay phương tiện khác ngoại trừ khi khách hàng trực tiếp đến phòng khám.
A. Quyền truy cập thông tin cá nhân
① Khách hàng có thể trực tiếp tới phòng khám để yêu cầu xem thông tin cá nhân, phòng khám sẽ phản hồi nhanh chóng.
B. Quyền chỉnh sửa, xóa thông tin cá nhân
① Nếu khách hàng yêu cầu chỉnh sửa hoặc xóa thông tin cá nhân, khi phát hiện có lỗi hoặc cần sửa đổi/xóa, phòng khám sẽ thực hiện không chậm trễ. Phòng khám có thể yêu cầu cung cấp chứng từ chứng minh cho việc sửa/xóa.
② Khi yêu cầu kiểm tra, sửa/xóa thông tin cá nhân, khách hàng phải xuất trình giấy tờ chứng minh nhân thân như CMND, hộ chiếu, bằng lái để xác nhận.
③ Nếu có lý do chính đáng để từ chối cung cấp, sửa, xóa thông tin cá nhân, phòng khám sẽ thông báo lý do cho khách hàng.
④ Người đại diện hợp pháp của trẻ dưới 14 tuổi có quyền yêu cầu kiểm tra, sửa, xóa hoặc ngừng xử lý thông tin cá nhân của trẻ và phải nộp giấy tờ chứng minh quan hệ & nhân thân.
Việc cài đặt, vận hành và từ chối thiết bị tự động thu thập thông tin cá nhân (Cookie)
Phòng khám sử dụng "cookie" để lưu trữ và truy xuất thông tin người dùng một cách thường xuyên khi sử dụng dịch vụ web. Cookie là những tệp văn bản nhỏ gửi từ máy chủ tới trình duyệt của bạn và lưu trên ổ cứng máy tính. Phòng khám sử dụng cookie vì các lý do sau:
① Phân tích tần suất truy cập và thời gian truy cập của thành viên/khách vãng lai; xác định sở thích/ngành hàng quan tâm, sử dụng làm căn cứ cải tiến dịch vụ.
② Theo dõi số lần tham dự sự kiện để phân phối thông tin phù hợp với từng cá nhân.
Bạn có quyền chấp nhận hoặc từ chối cookie. Có thể điều chỉnh cài đặt trình duyệt để cho phép tất cả cookie, hỏi xác nhận mỗi khi lưu cookie, hoặc từ chối hoàn toàn cookie. Tuy nhiên, việc từ chối cookie có thể khiến một số dịch vụ bị hạn chế.
Người phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân
Phòng khám áp dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo vệ thông tin cá nhân của người dùng như sử dụng tường lửa và thiết lập các thiết bị an ninh để đảm bảo an toàn khi lưu trữ và quản lý. Ngoài ra, phòng khám xây dựng quy trình kiểm soát và hạn chế số lượng nhân viên xử lý thông tin cá nhân, thực hiện đào tạo thường xuyên và quy định cập nhật định kỳ mật khẩu cá nhân.
Thông báo về thay đổi chính sách
Chính sách xử lý thông tin cá nhân này có thể được sửa đổi theo yêu cầu pháp luật hoặc quy định nội bộ. Nếu có thay đổi, phòng khám sẽ thông báo công khai tại website (https://holdclinicgn.com/).
Ngày hiệu lực: 22/07/2024
Nếu bạn cần tư vấn hoặc báo cáo về việc bị xâm phạm thông tin cá nhân, vui lòng liên hệ các cơ quan sau:
1. Ủy ban giải quyết tranh chấp thông tin cá nhân (https://www.kopico.go.kr) 1833-6972
2. Ủy ban Chứng nhận bảo vệ thông tin (www.eprivacy.or.kr/02-550-9531~2)
3. Phòng điều tra tội phạm mạng Viện kiểm sát (http://spo.go.kr/1301, cid@spo.go.kr)
4. Quốc gia An ninh mạng Cảnh sát (http://cyberbureau.police.go.kr/02-3150-2659)